VHS, une entreprise à votre service
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VHS s’est spécialisé dès sa création en 1987 dans la fourniture de produits audiovisuels aux Collectivités.
20 ans de collaboration avec les Vidéothèques et un constat : les commandes, qui devraient se résumer à un simple choix dans un catalogue selon des critères d’acquisition prédéfinis, tournent pourtant parfois au « parcours du combattant ». Erreurs de commande ou de livraison, manque de conseils, formalisme inadapté des échanges de défectueux, besoin en catalogage, contraintes informatiques, soucis de facturation, etc. |
Ce constat a déterminé l’objectif que s’est fixé VHS : faciliter chacune des étapes d’une acquisition, afin que les 5% ou 10% que représentent cette tâche
dans l’activité globale d’une Vidéothèque ne se convertissent pas en 50% de ses
soucis.
« Faciliter » exige de la fiabilité.
Une Vidéothèque consacrant un temps certain à commander un titre s’attend à ce que ce travail soit rentabilisé, par sa livraison effective comme par sa conformité avec sa description catalographique.
Les informations communiquées doivent donc être fiables, les fiches artistiques et descriptives des produits bien sûr, mais également les données commerciales, notamment la disponibilité réelle.
VHS a donc doté l’ensemble de son activité de procédures, régulièrement réajustées aux contraintes nouvelles, pour apporter cette fiabilité indispensable. C’est la garantie de commandes plus efficacement traitées : moins de « reliquat-fantôme » et donc plus de produits livrés ; un engagement plus rapidement soldé ; des produits correspondant aux attentes ; des réclamations en chute libre.
Les services bénéficient également de la mise en œuvre de ces procédures : les informations comme les constitutions de fonds patrimoniaux, le catalogage comme les besoins informatiques.
« Faciliter » exige autant de souplesse que de rigueur
Passer une commande, échanger des défectueux, modifier une facture, paramétrer son catalogage, constituer un office, tout est personnalisable, rien ne réclame de formalisme. C’est bien, c’est souple !
Mais promettre ne suffit pas ! Comment juxtaposer ensuite deux exigences différentes dans un même processus ?
Il a fallu concevoir puis élaborer de rigoureuses règles de personnalisation en
amont des processus usuels de gestion.
Ainsi, notre processus de gestion des commandes Clients ne traitera aucun
produit en direct, mais uniquement au travers des profils des Clients, dont les
directives personnalisées géreront point par point, client par client, la
commande des produits.
Voilà une garantie de conformité intégrale aux instructions de nos Clients.
VHS, une équipe disponible :
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En 2000, tournant du siècle, VHS s’est chargé de constituer une équipe soudée et homogène afin de répondre aux attentes des vidéothèques.
Formée aux spécificités de l’audiovisuel et des Collectivités, cette équipe a depuis pris de la “bouteille” et engrangé savoir-faire et expérience dont elle fait profiter aujourd’hui ses clients.
Et, tout en assurant cette formation, VHS s’est attaché à promouvoir une réelle politique sociale qui permet à ses collaborateurs d’évoluer dans une ambiance sereine et dynamique.
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Conséquence : Chaque collaborateur a su développer une disponibilité et une capacité d'écoute constantes, synonymes de réactivité et d'efficacité dans la conduite de sa mission.
Gestion des catalogues éditoriaux.
Carole jongle avec les politiques éditoriales, pas toujours en phase avec les besoins d’une vidéothèque, afin de maintenir la fiabilité de notre catalogue et d’assurer la livraison de vos commandes.
Gestion des livraisons.
Pierre-Yves assure les envois des commandes et la réception des livraisons éditoriales ; il gère également les retours et les défectueux, ainsi que les relations avec les transporteurs.
Responsable administrative.
Les dossiers d’appel d’offres, la facturation, vos requêtes administratives, tout passe entre ses mains.
Chargée du catalogue et de l’Unimarc.
Aline convertit le quasi néant des infos éditoriales en un ensemble de données vérifiées et cohérentes, qui sera ensuite ordonné selon vos critères de catalogage.
Gestion des clients et des commandes.
Jessica prend en charge l’ensemble des procédures de traitements des commandes en veillant au respect de vos instructions, ainsi que toutes vos demandes spécifiques.
Gestion rédactionnel critique pour les notices du catalogue.
Laurent gère l’aspect qualitatif du catalogue (critiques, rédactionnels, brèves) et se charge des thématiques des MémoNews ; entre deux, il répond aux recherches thématiques et demandes des Vidéothèques et supervise les Offices de nos clients.
